基本姿勢
北海道トンボ株式会社（以下、「当社」といいます。）は、お客様の個人情報を適切に保護することが、当社の事業活動の重要事項であり、また、社会的責務であると考えています。以下の通り、当社の「個人情報保護方針」を定め、個人情報の保護と法の遵守に努めます。
北海道トンボ株式会社 個人情報保護方針
個人情報とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、その他の記述により、特定の個人を識別することができるもの、（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別できるもの）をいいます。
法令等の遵守と継続的な改善
個人情報に関する法令及び関連規範、業界ガイドライン等を遵守します。 また、法令等に改正があった場合は、速やかに管理規約を見直し、継続的な改善に努めます。
社内管理体制
全社を統括する「個人情報管理委員会」のもと、部署別に責任者を任命し、有効かつ適正な運用が持続するよう、定期的に見直しを行い、管理体制を維持、継続します。また、全社員に対する教育指導を周知徹底し、個人情報に対する『漏えい・改ざん・紛失・破壊・不正持ち出し不正アクセス』等の危険防止の為の適切な予防・是正策を講じ、必要に応じて公表します。
- 個人情報部署別管理責任者： 販売部長・商品部長
- 管理責任者： 取締役総務部長
- 個人情報の取り扱い規定：
- お客様に承諾を頂いた個人情報(受注書・お直し伝票・アソート伝票) は必要な期間(在学中)保有し、不要時(ご卒業時)に当社社内シュレッダーにて処理をします。
- 不要になるまでの保管場所は、当社規定の個人情報管理ロッカー(鍵付き)とする。個人情報管理ロッカーの鍵取扱責任者は総務部長とする。
- 業務上必要な外部委託業者子会社・トンボクロージング株式会社(製造会社)への個人情報開示は(セットの為の個人名とサイズ)、契約書等を発行し、社内規定と同様にセット完了後シュレッダーにて処理をします。尚、個人情報管理ファイルにて、管理伝票内容と管理期間及び処理年度の管理を徹底します。
個人情報の収集
個人情報を収集する場合は、使用目的を明示し、お客様の承諾を頂いた上で収集させて頂きます。不正な方法による入手はいたしません。またデ－タを正確かつ最新の状態に保つよう努めます。
使用目的と使用範囲
以下の明示した目的の範囲内にて使用させて頂きます。また、明示した範囲を超えて使用する必要が生じた場合は、事前にお客様の承諾を得るものとします。
- 商品生産時における業務(個人オーダー品生産等)での使用
- 商品納品時における業務(注文管理・商品仕分・配送手配等)での使用
- お問い合わせやご依頼事項に対する「ご返答」時の使用
- お客様への商品やサ－ビスのご案内
- 事前にご本人の承諾を頂いた場合の使用
- 取り扱いについてのご意見・ご要望・苦情については随時適切に対応させて頂きます。
業務委託
業務遂行上必要な外部委託業者への個人情報開示は、ご承諾いただいた内容の範囲内にとどめます。また、それらの外部委託業者には、契約書等により個人情報の管理を義務付け、適切な監督を行います。 尚、当社が業務提携した企業から受託した個人情報についても、同様の契約書等を発行し、更に社内管理を徹底します。
第三者への提供
収集した個人情報は、上記外部委託業者への正当な範囲内での開示以外に、第三者に開示・貸与・販売することは一切ありません。但し、管轄官公庁の要求、または、法令に基づいた開示命令があった場合を除きます。
お客様ご本人の情報の開示・訂正・利用停止
お客様ご自身であることが当社にて確認できた場合に限り、当社で保管させて頂いておりますお客様の個人情報をご本人様にのみ、当社の定めた方法により、開示・訂正・利用停止をさせて頂きます。但し、法令により一定期間保管の義務を課せられている情報につきましては、当社にてその期間、保管させて頂きます。
個人情報保護方針の見直し
この個人情報保護方針が当社にとって適切であり、有効であり続けるように私が見直しを行い、公表します。
2017年7月1日宣言
代表取締役社長 安田 和弘